Japan मा Graduation पछि कुन Documents सुरक्षित राख्ने? Nepali Students Checklist

Direct answer: Japan मा graduation भएपछि सबैभन्दा पहिले 卒業証書（そつぎょうしょうしょ） — diploma, 卒業証明書（そつぎょうしょうめいしょ） — graduation certificate, 成績証明書（せいせきしょうめいしょ） — transcript, attendance/academic records, immigration applications, job contracts, payslips, tax, pension र insurance documents सुरक्षित राख्नुहोस्। School portal वा student email बन्द भएपछि पुरानो file निकाल्न कठिन हुन सक्छ। Original कागज सुरक्षित folder मा, clear PDF encrypted cloud मा र दोस्रो offline backup मा राख्नु उत्तम हुन्छ।

सबैभन्दा जरुरी immigration warning: graduation भएर school enrollment सकिएपछि student status अन्तर्गतको blanket 資格外活動許可（しかくがいかつどうきょか） — part-time work permission प्रयोग गरेर baito जारी राख्न पाइँदैन, residence card मा अझै समय बाँकी भए पनि। Graduation/affiliation समाप्त भएको notification सामान्यतः 14 दिनभित्र Immigration मा दिनुपर्ने हुन्छ। Job, continued job hunting वा अर्को study program अनुसार सही residence procedure तुरुन्त confirm गर्नुहोस्।

Graduation भन्दा 30 दिनअघि गर्ने काम

1. School को student affairs, registrar वा international office मा graduation पछि certificate कसरी माग्ने भनेर बुझ्नुहोस्।
2. Japanese र English दुवै version उपलब्ध छ कि, fee कति र issue हुन कति working days लाग्छ सोध्नुहोस्।
3. School portal, LMS र student email बाट आवश्यक files, grades, fee receipts र important correspondence download गर्नुहोस्।
4. Name, passport spelling, date of birth, faculty/course र graduation date सबै documents मा मिलेको छ कि जाँच्नुहोस्।
5. Work-status change, continued job hunting वा further study कुन route हो, deadline सहित school/Immigration सँग confirm गर्नुहोस्।
6. Part-time employers बाट contract, payslips, work-hour records र tax documents जम्मा गर्नुहोस्।
7. Documents scan गरी कम्तीमा दुई सुरक्षित backup बनाउनुहोस् र restore गरेर खुल्छ कि test गर्नुहोस्।

1. Academic documents: के राख्ने र किन?

卒業証書（そつぎょうしょうしょ） — Diploma

Graduation ceremony मा पाइने decorative original diploma प्रायः एकपटक मात्र जारी हुन्छ। यसलाई laminate गर्नुअघि school सँग सोध्नुहोस्; भविष्यमा seal, texture वा original verification आवश्यक पर्न सक्छ। Employer वा agent लाई original permanently नछोड्नुहोस्—देखाएर फर्काउने हो कि certified copy पर्याप्त हो, पहिले confirm गर्नुहोस्।

卒業証明書（そつぎょうしょうめいしょ） — Graduation certificate

यो official certificate ले तपाईंले course/degree पूरा गरेको प्रमाण दिन्छ। Job application, residence-status procedure, further study र overseas credential check मा उपयोग हुन सक्छ। Japanese र English version दुवै उपलब्ध भए केही sealed copies लिनु practical हुन्छ। Reissue method, fee, identification र postal request school अनुसार फरक हुन्छ।

成績証明書（せいせきしょうめいしょ） — Academic transcript

Subjects, credits र grades देखाउने transcript graduate school, employer वा immigration review मा मागिन सक्छ। Course titles job duties सँगको सम्बन्ध प्रमाणित गर्न महत्त्वपूर्ण हुन सक्छ, त्यसैले Japanese/English version र sealed-envelope option सोध्नुहोस्।

出席証明書（しゅっせきしょうめいしょ） — Attendance certificate

विशेषगरी Japanese-language school वा vocational-school background भएका विद्यार्थीले attendance certificate र month-by-month detail सुरक्षित राख्नु उपयोगी हुन्छ। Future immigration application मा attendance explanation मागिएमा पुरानो portal बन्द भएपछि यो record निकाल्न समय लाग्न सक्छ।

अरू उपयोगी school records

• 修了証明書（しゅうりょうしょうめいしょ） — completion certificate, course अनुसार
• 在学証明書（ざいがくしょうめいしょ） — enrollment certificate; graduation अघि आवश्यक application का लागि
• 卒業見込証明書（そつぎょうみこみしょうめいしょ） — expected-graduation certificate
• 推薦状（すいせんじょう） — recommendation letter; continued job hunting जस्ता route मा आवश्यक पर्न सक्छ
• Course syllabus, curriculum, subject descriptions र credit breakdown
• Tuition receipts, scholarship certificate र payment history
• JLPT/BJT, professional qualification र school award certificates
• Internship certificate, practical-training record, thesis/project summary र portfolio
• School ID number, alumni login details र certificate-request instructions

Tip: “Diploma छ, graduation certificate चाहिँदैन” नसोच्नुहोस्। Diploma र certificate फरक purpose मा प्रयोग हुन्छन्। Immigration को continued-job-hunting route मा graduation diploma copy वा graduation certificate मागिने official cases छन्।

2. Immigration र identity records

• Current र पुराना passport का identity, visa, entry/exit stamp भएका pages का copies
• Current र पुराना 在留カード（ざいりゅうカード） — residence card का front/back scans
• COE, status change र renewal application को पूरा submitted copy
• Application receipt, online application email, reference number र result notice
• 理由書（りゆうしょ） — explanation letters र supporting evidence
• Previous school/employer documents Immigration मा बुझाएको copy
• 資格外活動許可（しかくがいかつどうきょか） सम्बन्धी record
• Address-change, school-change र affiliation-notification receipts/screenshots
• Job offer, employment contract र employer-provided immigration documents
• Passport/residence-card expiry calendar reminder

Graduation notification: 14 दिनको rule

Residence status 留学（りゅうがく） अन्तर्गत school सँगको activity समाप्त हुँदा 所属機関に関する届出（しょぞくきかんにかんするとどけで） — notification concerning the affiliated organization आवश्यक हुन्छ। Official guidance अनुसार graduation जस्ता कारणले activity institution छोडेपछि सामान्यतः event भएको 14 दिनभित्र online, mail वा applicable counter route बाट notification दिनुपर्छ। School ले आफ्नो report अलग्गै गरे पनि तपाईंको personal notification duty स्वतः पूरा भएको नमान्नुहोस्। Submission proof सुरक्षित राख्नुहोस्।

Japanese script:
卒業（そつぎょう）したため、所属機関（しょぞくきかん）に関（かん）する届出（とどけで）をしたいです。必要（ひつよう）な手続（てつづ）きと提出期限（ていしゅつきげん）を確認（かくにん）したいです。
Nepali अर्थ: म graduation भएकाले affiliated institution सम्बन्धी notification दिन चाहन्छु। आवश्यक प्रक्रिया र deadline confirm गर्न चाहन्छु।

Graduation पछि baito बारे कडा चेतावनी

Immigration को official Q&A अनुसार student को blanket part-time permission education institution मा enrolled रहँदासम्म मात्र valid हुन्छ। Graduation पछि कुनै institution मा enrolled नभए student permission का आधारमा baito गर्न पाइँदैन। Continued job hunting का लागि eligible 特定活動（とくていかつどう） पाएपछि पनि part-time गर्न छुट्टै permission र conditions आवश्यक पर्न सक्छन्। “Residence card expire भएको छैन” मात्र काम गर्ने authority होइन।

Job offer छ भने appropriate work status प्रभावकारी हुनुअघि full-time काम सुरु नगर्नुहोस्। Job search जारी राख्ने हो भने eligible university/college/vocational-school graduates का लागि continued-job-hunting Designated Activities route हुन सक्छ; school recommendation, graduation proof र job-search evidence जस्ता documents चाहिन सक्छन्। Eligibility school/course अनुसार फरक हुने भएकाले सबै graduate लाई automatically लागू हुँदैन। Extra detail का लागि BJTMaster continued job-hunting guide optional रूपमा हेर्न सक्नुहुन्छ।

3. Employment र part-time work documents

• 労働条件通知書（ろうどうじょうけんつうちしょ） — written working conditions
• 雇用契約書（こようけいやくしょ） — employment contract
• 給与明細（きゅうよめいさい） — payslips
• Shift sheets, timecards र all employers को weekly-hour record
• 源泉徴収票（げんせんちょうしゅうひょう） — withholding slip
• 退職証明書（たいしょくしょうめいしょ） — certificate of employment termination, आवश्यक भए
• 雇用保険被保険者証（こようほけんひほけんしゃしょう） — employment-insurance insured-person certificate, covered भए
• Job offer/内定通知, job description, start date र company contact
• Resignation/last-working-day correspondence र returned-property receipt

National Tax Agency अनुसार employer ले salary withholding slip सामान्यतः अर्को वर्ष January 31 भित्र दिनुपर्छ; वर्षको बीचमा job छोडेको कर्मचारीलाई सामान्यतः departure पछि एक महिनाभित्र दिनुपर्ने व्यवस्था छ। Foreign employee पनि यसमा समावेश हुन्छ। नआए employer/payroll लाई तुरुन्त माग्नुहोस्।

Japanese script:
退職後（たいしょくご）の源泉徴収票（げんせんちょうしゅうひょう）と、雇用保険被保険者証（こようほけんひほけんしゃしょう）を受（う）け取（と）りたいです。発行予定日（はっこうよていび）を教（おし）えてください。
Nepali अर्थ: Job छोडेपछि पाउने withholding slip र employment-insurance certificate लिन चाहन्छु। जारी हुने मिति बताइदिनुहोस्।

Employment-insurance certificate हराएमा nearest Hello Work मा reissue application गर्न सकिने official route छ। Employer को नाम/ठेगाना र identity document तयार राख्नुहोस्; insurance number phone बाट नदिइन सक्छ।

4. Tax, municipality र bank records

• 課税（非課税）証明書（かぜい・ひかぜいしょうめいしょ） — taxation/non-taxation certificate
• 納税証明書（のうぜいしょうめいしょ） — tax-payment certificate
• Resident-tax notices, payment slips र receipts
• Final tax return/e-Tax submission copy, filed भए
• Bank statements/passbook pages showing salary, tuition, living expenses र remittance
• Nepal–Japan remittance receipts र sponsor evidence
• 住民票の写し（じゅうみんひょうのうつし） — resident-record copy, application ले मागेको current version मात्र

Tax certificate कुन municipality बाट लिने भन्ने कुरा certificate year र January 1 मा registered address सँग जोडिन सक्छ। उदाहरणका लागि Yokohama ले आवश्यक year को January 1 मा Yokohama resident registration नभएको व्यक्तिलाई उक्त certificate जारी गर्न नसक्ने बताएको छ। त्यसैले अर्को city मा move गर्नुअघि पुरानो ward/city, address र contact route note गर्नुहोस्। Visa वा company ले “latest” certificate मागेमा धेरै पुरानो saved copy नदिई current requirement अनुसार नयाँ issue गराउनुहोस्।

Japanese script:
令和（れいわ）〇年度（ねんど）の課税証明書（かぜいしょうめいしょ）と納税証明書（のうぜいしょうめいしょ）が必要（ひつよう）です。どの市区町村（しくちょうそん）で申請（しんせい）すればよいですか。
Nepali अर्थ: Reiwa … fiscal year को taxation र tax-payment certificate चाहिन्छ। कुन municipality मा apply गर्नुपर्छ?

5. Pension र health-insurance records

• 基礎年金番号通知書（きそねんきんばんごうつうちしょ） — basic pension number notice
• ねんきん定期便（ねんきんていきびん） — pension statement
• 年金記録（ねんきんきろく） — contribution/enrollment history
• Student payment-special-exception approval notices, exemption/deferment records र payment receipts
• National Health Insurance premium notices, receipts र loss/enrollment paperwork
• Employer health-insurance qualification information, covered भए
• Medical expense receipts, high-cost-benefit documents वा tax deduction मा प्रयोग हुने records

ねんきんネット मा आफ्नो pension record हेर्न र electronic ねんきん定期便 PDF download गर्न सकिन्छ। Part-time बाट employee pension काटिएको महिना र National Pension record मिल्छ कि graduation अघि/पछि जाँच्नुहोस्। Gap वा duplicate concern भए screenshot मात्रमा भर नपरी Japan Pension Service सँग confirm गर्नुहोस्।

6. Digital backup: सुरक्षित system बनाउने तरिका

1. Scan quality: color PDF, सबै corners देखिने, seal/text readable र front/back दुवै scan गर्नुहोस्।
2. File naming: 2026-03-20_GraduationCertificate_SchoolName_JP.pdf जस्तो date–type–issuer–language format प्रयोग गर्नुहोस्।
3. Folder system: 01_Academic, 02_Immigration, 03_Work, 04_Tax, 05_Pension_Insurance, 06_Bank_Remittance बनाउनुहोस्।
4. Two backups: encrypted cloud र encrypted USB/external drive दुवै राख्नुहोस्। एउटै phone मात्र backup होइन।
5. Security: strong unique password र two-factor authentication प्रयोग गर्नुहोस्। Passport, residence card, My Number वा bank file unencrypted messaging group मा नपठाउनुहोस्।
6. Recovery test: अर्को trusted device बाट login/download गरेर PDFs खुल्छन् कि जाँच्नुहोस्।
7. Index: document name, issuer, issue date, original location र reissue link भएको simple list राख्नुहोस्।

My Number भएको document अनावश्यक रूपमा धेरै copy/drive मा नराख्नुहोस्। Company वा agent ले माग्दा purpose, secure upload route र retention confirm गर्नुहोस्। Original documents waterproof, fire-resistant document bag मा राख्दा राम्रो हुन्छ।

School मा प्रयोग गर्ने Japanese scripts

Certificate list र reissue सोध्दा

卒業後（そつぎょうご）に申請（しんせい）できる証明書（しょうめいしょ）の種類（しゅるい）、手数料（てすうりょう）、発行日数（はっこうにっすう）を教（おし）えてください。
Nepali: Graduation पछि माग्न सकिने certificates का प्रकार, fee र जारी हुन लाग्ने दिन बताइदिनुहोस्।

एकैपटक मुख्य certificates माग्दा

卒業証明書（そつぎょうしょうめいしょ）、成績証明書（せいせきしょうめいしょ）と出席証明書（しゅっせきしょうめいしょ）を、それぞれ〇部（ぶ）発行（はっこう）してください。
Nepali: Graduation, transcript र attendance certificate प्रत्येक … copy जारी गरिदिनुहोस्।

English/sealed copy सोध्दा

英文（えいぶん）の証明書（しょうめいしょ）と厳封（げんぷう）した書類（しょるい）は発行（はっこう）できますか。
Nepali: English certificate र sealed document जारी गर्न मिल्छ?

Portal/email बन्द हुने मिति सोध्दा

学生（がくせい）ポータルと学校（がっこう）のメールは、いつまで利用（りよう）できますか。卒業前（そつぎょうまえ）に保存（ほぞん）すべきデータを教（おし）えてください。
Nepali: Student portal र school email कहिलेसम्म चल्छ? Graduation अघि save गर्नुपर्ने data बताइदिनुहोस्।

Name error सच्याउँदा

証明書（しょうめいしょ）の氏名（しめい）がパスポートの表記（ひょうき）と違（ちが）います。訂正方法（ていせいほうほう）を確認（かくにん）したいです。
Nepali: Certificate को नाम passport spelling सँग फरक छ। सच्याउने प्रक्रिया confirm गर्न चाहन्छु।

कहाँ सम्पर्क गर्ने?

School documents

School को 教務課（きょうむか） — academic affairs, 学生課（がくせいか） — student affairs, registrar वा international office। Student ID, graduation year, course, current address, phone र identity document तयार राख्नुहोस्।

Immigration procedure

• Foreign Residents Information Center: 0570-013904
• IP phone/overseas: 03-5796-7112
• Official reception hours: weekdays 8:30–17:30; holidays/language availability current official page मा confirm गर्नुहोस्

Pension record

• ねんきんダイヤル: 0570-05-1165
• 050-number आदि बाट Navi Dial नचल्दा: 03-6700-1165
• Call गर्दा basic pension number वा notice inquiry number तयार राख्नुहोस्; current hours official page मा confirm गर्नुहोस्

Yokohama tax/municipal documents

• Yokohama City Call Center: 045-664-2525
• Reception listed as daily 8:00–21:00; specific certificate counter/online eligibility official page मा confirm गर्नुहोस्
• Yokohama City Hall: 〒231-0005 横浜市中区本町6丁目50番地の10; tax certificate प्रायः relevant ward-office tax section वा online/mail route बाट हुन्छ—City Hall नै जानुपर्छ भनेर नमान्नुहोस्

Common mistakes

• Diploma र graduation certificate एउटै हो भनेर एउटा मात्र राख्नु
• School email/portal मा मात्र files छोड्नु
• Original diploma employer वा agent लाई receipt बिना छोड्नु
• Name/passport spelling mismatch ignore गर्नु
• Graduation पछि पुरानै student part-time permission मा baito जारी राख्नु
• 14-day affiliation notification school ले गरिदिन्छ भनेर अनुमान गर्नु
• Reason letters र Immigration मा submit गरेको documents को copy नराख्नु
• All part-time jobs को work-hour records नजोड्नु
• Tax certificate issue गर्ने पुरानो municipality बिर्सनु
• My Number/passport scans unencrypted chat वा shared drive मा राख्नु
• एउटै phone वा cloud लाई मात्र backup मान्नु

Final graduation document checklist

• □ Diploma original र clear scan सुरक्षित छ
• □ Graduation, transcript र attendance certificates लिएको छु
• □ Japanese/English तथा sealed-copy options confirm गरेको छु
• □ Syllabus, credits, qualification, internship र recommendation records सुरक्षित छन्
• □ School portal/email का आवश्यक files export गरेको छु
• □ Passport/residence card र past Immigration applications को full copy छ
• □ Graduation-related affiliation notification deadline/action confirm गरेको छु
• □ Graduation पछि student baito permission प्रयोग नगर्ने कुरा बुझेको छु
• □ Work-status, continued-job-hunting वा further-study route तय गरेको छु
• □ Contracts, payslips, shifts, withholding slips र insurance documents जम्मा छन्
• □ Tax, pension, health-insurance र remittance records check गरेको छु
• □ Name, date of birth, course र graduation date सबैमा सही छन्
• □ Encrypted cloud र offline backup दुवै test गरेको छु
• □ Original कहाँ छ र reissue कसरी गर्ने भन्ने index बनाएको छु

FAQs

Graduation पछि certificate लिन मिल्छ?

प्रायः school ले alumni request route राख्छ, तर available certificate, retention, fee, identity check, postal/online method र issue time school अनुसार फरक हुन्छ। Graduation अघि official instructions save गर्नुहोस्।

Certificate कति copies लिने?

Fixed nationwide number छैन। Upcoming visa, job र further-study applications हेरेर Japanese/English तथा sealed copies लिनुहोस्। Current-date certificate मागिने case मा धेरै extra पुराना copies भन्दा reissue route जान्नु उपयोगी हुन्छ।

Original employer लाई दिनुपर्छ?

Purpose र return date स्पष्ट नगरी original permanently नछोड्नुहोस्। Original देखाएर copy, school-issued copy वा sealed certificate स्वीकार हुन्छ कि सोध्नुहोस्। Original बुझाएमा dated receipt लिनुहोस्।

Residence card मा समय बाँकी छ; graduation पछि baito गर्न मिल्छ?

Student को blanket part-time permission school मा enrolled रहँदासम्म मात्र valid हुने official rule छ। Graduation पछि पुरानै permission मा काम जारी नराख्नुहोस्। आफ्नो next residence status र permission Immigration सँग confirm गर्नुहोस्।

School ले Immigration notification गरिसक्यो भने मैले पनि गर्नुपर्छ?

Institution को reporting र resident को notification अलग obligations हुन सक्छन्। आफ्नो 所属機関に関する届出 आवश्यक छ कि, कसरी submit गर्ने र receipt कसरी राख्ने official route बाट confirm गर्नुहोस्।

Official sources

• Immigration Services Agency: notification concerning affiliated/activity organization
• Immigration Services Agency Q&A: student part-time permission after graduation
• Immigration Services Agency: continued job hunting after graduation
• Immigration Services Agency: Information Center contact
• National Tax Agency: salary withholding-slip issuance
• Japan Pension Service: ねんきんネット
• Japan Pension Service: pension consultation phone
• Hello Work: employment-insurance certificate reissue form
• Yokohama City: taxation/non-taxation certificate

Last checked: 27 July 2026. Certificate procedures, residence requirements, office hours and contact routes can change. Use your school’s current instructions and the latest official agency pages before acting. This article is general information, not individual legal or tax advice.