Japan मा School Attendance कम हुँदा Student Visa Renewal मा के असर पर्छ?

छोटो उत्तर: Japan मा school attendance कम हुनु student visa अर्थात् 在留資格「留学」（ざいりゅうしかく「りゅうがく」） renewal मा गम्भीर review point हुन सक्छ। तर “80% भन्दा तल भयो भने visa स्वतः reject हुन्छ” भन्ने एउटै nationwide rule छैन। Immigration ले तपाईं वास्तवमै पढाइ गर्दै हुनुहुन्छ कि छैन, attendance/grades, अनुपस्थितिको कारण र प्रमाण, tuition/finance, part-time work र school को report समग्रमा हेर्न सक्छ। त्यसैले कम attendance लुकाउने होइन—record निकाल्ने, प्रमाण मिलाउने, school सँग recovery plan बनाउने र renewal चाँडै तयार गर्ने सही बाटो हो।

सबैभन्दा पहिले: “80% rule” को सही अर्थ

Japanese-language institution का लागि Immigration Services Agency का operational guidelines मा monthly attendance 80% भन्दा कम भएको विद्यार्थीलाई attendance 80% वा माथि नपुगेसम्म सुधार निर्देशन दिनुपर्ने व्यवस्था छ। साथै, Japanese-language institution ले monthly attendance 50% भन्दा कम भएका विद्यार्थीबारे Immigration लाई report गर्नुपर्ने official framework पनि छ।

तर यी संख्या सबै विद्यार्थीका लागि automatic visa approval/rejection line होइनन्। University, vocational school र Japanese-language school का आफ्नै attendance, credit र progression rules हुन सक्छन्। 79% भएर अनिवार्य reject वा 81% भएर अनिवार्य approve भन्ने guarantee हुँदैन। Immigration ले individual circumstances र documents हेरेर निर्णय गर्छ।

Immigration ले के-के जाँच्न सक्छ?

• 出席率（しゅっせきりつ） — attendance percentage
• 欠席（けっせき） — अनुपस्थिति, 遅刻（ちこく） — ढिलो, र 早退（そうたい） — चाँडै निस्किएको record
• 成績（せいせき） — grades र取得 credits
• तपाईंको मुख्य activity साँच्चै study नै हो कि होइन
• कम attendance को कारण, समयरेखा र objective evidence
• Tuition payment, living expenses र financial support
• 資格外活動許可（しかくがいかつどうきょか） अन्तर्गत part-time work का नियम पालना भए/नभएको
• School को explanation, recommendation वा guidance record
• अहिलेको सुधार र अगाडिको realistic study plan

एउटै कारण वा एउटै कागजले result सुनिश्चित गर्दैन। Immigration ले थप document माग्न पनि सक्छ। झुटो explanation, बनावटी medical certificate वा edited work record प्रयोग नगर्नुहोस्—यसले attendance भन्दा ठूलो समस्या बनाउन सक्छ।

आजै गर्ने 7 काम

1. Official attendance record माग्नुहोस्: हालको percentage मात्र होइन, month-by-month record, absences, late arrivals र early departures सहित।
2. Calculation rule बुझ्नुहोस्: school ले class period, day वा subject अनुसार गन्छ? कति पटक late हुँदा एक absence बन्छ? Rule school अनुसार फरक हुन सक्छ।
3. हरेक कमजोर महिनाको timeline बनाउनुहोस्: कुन मितिमा किन absent/late हुनुभयो, स्पष्ट लेख्नुहोस्।
4. Evidence जम्मा गर्नुहोस्: diagnosis, receipts, delay certificate, family-event proof, shift sheets, counselling record आदि।
5. School meeting लिनुहोस्: class teacher, student affairs वा international office सँग renewal documents र recovery plan एउटै meeting मा confirm गर्नुहोस्।
6. Work schedule तुरुन्त सुधार्नुहोस्: shift ले class बिगारिरहेको छ भने घटाउनुहोस्; सबै jobs को total hours गन्नुहोस्।
7. Expiry date हेर्नुहोस्: residence card को deadline calendar मा राखी, सामान्यतः expiry भन्दा करिब 3 महिना अघिदेखि renewal application तयार/submit गर्न सकिन्छ। अन्तिम हप्तासम्म नपर्खनुहोस्।

Attendance record कसरी जाँच्ने?

School सँग 出席証明書（しゅっせきしょうめいしょ） अर्थात् attendance certificate र detailed ledger माग्नुहोस्। 公欠（こうけつ） अर्थात् school ले officially excused absence मानेको case को treatment पनि confirm गर्नुहोस्। “बिरामी थिएँ, त्यसैले absence गन्दैन” भनेर आफैं अनुमान नगर्नुहोस्; school policy र evidence दुवै चाहिन्छ।

Recovery को rough calculation: हाल attended classes = A, हाल आयोजित total classes = T, र बाँकी सबै attend गर्ने classes = R भए, सम्भावित rate (A + R) ÷ (T + R) × 100 हुन्छ। उदाहरण: 180 मध्ये 140 class attend गरेको (77.8%) र बाँकी 60 सबै attend गरेमा 200 ÷ 240 = 83.3% हुन्छ। यो illustration मात्र हो; school को official counting method नै अन्तिम हुन्छ।

कारणअनुसार कुन प्रमाण उपयोगी हुन्छ?

कारण	सम्भावित प्रमाण	महत्त्वपूर्ण चेतावनी
बिरामी/अस्पताल	診断書（しんだんしょ）, prescription, receipt, appointment वा hospitalization record	मिति र absent period मिल्नुपर्छ; medical evidence ले approval guarantee गर्दैन
Mental-health समस्या	Clinic/counselling record, treatment plan, school consultation record	आवश्यक privacy जोगाउँदै factual evidence दिनुहोस्
Family emergency	Relationship proof, death/hospital record, travel record	Foreign-language document सँग Japanese translation राख्नुहोस्
Train delay	遅延証明書（ちえんしょうめいしょ） — railway delay certificate	हरेक सामान्य late arrival लाई excuse मानिन्छ भन्ने होइन
Tuition/financial समस्या	Payment receipts, bank/remittance records, sponsor documents, school consultation	कामलाई पढाइभन्दा अगाडि राखेको देखिन नदिन तुरुन्त plan सुधार्नुहोस्
धेरै part-time shifts	Shift sheets, payslips, timecards, employment records	यो आफैंमा बलियो excuse होइन; नियमभित्र रहेको र schedule सुधारिएको देखाउनुहोस्
Academic/language difficulty	Teacher notes, counselling, assignments, test results, remedial plan	समस्या मात्र होइन, अहिलेको measurable improvement देखाउनुहोस्

Renewal का लागि तयार राख्ने documents

Exact list school type, course र personal situation अनुसार फरक हुन्छ। School ले application प्रतिनिधित्व/online support गरे पनि original र copy आफैंसँग राख्नुहोस्। सामान्यतया निम्न कागजात मागिन सक्छन्:

• 在留期間更新許可申請書（ざいりゅうきかんこうしんきょかしんせいしょ） — period-of-stay renewal application
• Photo meeting the current official specifications
• Passport र 在留カード（ざいりゅうカード） — residence card
• 在学証明書（ざいがくしょうめいしょ） — enrollment certificate
• Attendance certificate/detail, transcript, grades वा earned credits
• Tuition-payment certificate/receipts
• Living-expense evidence: bankbook/bank statement, remittance, scholarship वा sponsor documents
• Part-time job contract, payslips, shift/time records र tax-related records मागिएमा
• 理由書（りゆうしょ） — explanation letter, जब attendance कम छ
• Medical, family, transport वा अन्य supporting evidence
• Foreign-language documents का Japanese translations

Japan मा जारी certificate सामान्यतः issue भएको 3 महिनाभित्रको हुनुपर्ने official guidance छ। तर तपाईंको current checklist सधैं Immigration र school बाट फेरि confirm गर्नुहोस्; Immigration ले additional material माग्न सक्छ।

理由書（りゆうしょ） कसरी लेख्ने?

Reason letter emotional appeal भन्दा factual, chronological र evidence-based हुनु राम्रो हुन्छ। Personal facts नबनाउनुहोस्। यो structure प्रयोग गर्न सकिन्छ:

1. नाम, school, course, student number र residence-card details
2. Attendance घटेको exact period र percentage
3. के भयो—मिति क्रमसँग factual explanation
4. आफ्नो जिम्मेवारी स्वीकार; अरूलाई अनावश्यक दोष नदिनुहोस्
5. संलग्न प्रमाणहरूको list
6. तुरुन्त लिएको corrective action
7. हालको attendance/grades र remaining study plan
8. Rule compliance र पढाइलाई प्राथमिकता दिने commitment

理由書（りゆうしょ）
私（わたし）は、〇年（ねん）〇月（がつ）から〇月（がつ）まで、〇〇の理由（りゆう）により欠席（けっせき）が増（ふ）え、出席率（しゅっせきりつ）が低下（ていか）しました。添付資料（てんぷしりょう）のとおり、〇月〇日から改善（かいぜん）のために〇〇を実施（じっし）しています。今後（こんご）は学業（がくぎょう）を最優先（さいゆうせん）にし、学校（がっこう）の指導（しどう）に従（したが）い、出席（しゅっせき）と学習（がくしゅう）を継続（けいぞく）します。

Nepali अर्थ: म … महिनादेखि … महिनासम्म … कारणले अनुपस्थिति बढेर attendance घट्यो। संलग्न प्रमाणअनुसार … मितिदेखि सुधारका लागि … गरिरहेको छु। अब पढाइलाई पहिलो प्राथमिकता दिई school को guidance पालना गर्दै attendance र study निरन्तर राख्नेछु।

〇〇 ठाउँमा आफ्नो सत्य विवरण मात्र लेख्नुहोस्। School ले letter review गर्न सक्ने भए submit गर्नुअघि भाषा, dates र attachment numbering जाँच गराउनुहोस्।

School, employer र Immigration मा के भन्ने?

1. Attendance record माग्दा

現在（げんざい）の出席率（しゅっせきりつ）と、欠席（けっせき）・遅刻（ちこく）・早退（そうたい）の記録（きろく）を確認（かくにん）したいです。
Nepali: अहिलेको attendance percentage र absence, late तथा early-leave record जाँच्न चाहन्छु।

2. Counting rule सोध्दा

遅刻（ちこく）や早退（そうたい）は何回（なんかい）で欠席（けっせき）一回（いっかい）として計算（けいさん）されますか。
Nepali: कति पटक late वा early leave हुँदा एक absence भनेर गणना हुन्छ?

3. Renewal support माग्दा

在留期間更新（ざいりゅうきかんこうしん）に向（む）けて、出席（しゅっせき）の改善計画（かいぜんけいかく）と必要書類（ひつようしょるい）を相談（そうだん）したいです。
Nepali: residence-period renewal का लागि attendance सुधार योजना र आवश्यक documents बारे सल्लाह गर्न चाहन्छु।

4. Medical evidence बारे

診断書（しんだんしょ）以外（いがい）に提出（ていしゅつ）した方（ほう）がよい資料（しりょう）はありますか。
Nepali: diagnosis certificate बाहेक अरू कुन evidence submit गर्नु राम्रो हुन्छ?

5. Employer सँग shift घटाउँदा

学業（がくぎょう）と出席（しゅっせき）を最優先（さいゆうせん）にする必要（ひつよう）があるため、〇月〇日から週（しゅう）〇時間（じかん）にシフトを減（へ）らしてください。
Nepali: पढाइ र attendance लाई पहिलो प्राथमिकता दिनुपर्ने भएकाले … मितिदेखि shift हप्ताको … घण्टामा घटाइदिनुहोस्।

6. Immigration information desk मा

出席率（しゅっせきりつ）が低（ひく）い期間（きかん）があります。在留期間更新（ざいりゅうきかんこうしん）に必要（ひつよう）な説明資料（せつめいしりょう）を確認（かくにん）したいです。
Nepali: मेरो attendance कम भएको अवधि छ। Renewal का लागि आवश्यक explanatory documents confirm गर्न चाहन्छु।

Part-time work: 28 hours को सही बुझाइ

General 資格外活動許可（しかくがいかつどうきょか） भएको student ले class चल्ने समयमा सबै jobs जोडेर सामान्यतः हप्तामा 28 घण्टासम्म मात्र काम गर्न पाउँछ—प्रत्येक employer मा छुट्टाछुट्टै 28 घण्टा होइन। School ले तोकेको long vacation मा सामान्यतः दिनको 8 घण्टासम्मको rule लागू हुन सक्छ। Prohibited adult-entertainment-related work भने hours भित्र भए पनि गर्न पाइँदैन।

28 घण्टाभित्र भए पनि कामका कारण लगातार class छुटेको छ भने “留学” को मुख्य उद्देश्य study हो भन्ने कुरा कमजोर देखिन सक्छ। सबै payslips, shift sheets र timecards सुरक्षित राख्नुहोस्; multiple jobs भए weekly total आफैं calculate गर्नुहोस्।

Renewal timing र fee

• सामान्यतः current period expire हुनुभन्दा करिब 3 महिना अघिदेखि renewal application गर्न सकिन्छ। Hospitalization वा long business trip जस्ता special circumstances मा earlier filing आवश्यक भए Immigration सँग advance मा consult गर्नुहोस्।
• Approval हुँदा current official fee counter application का लागि ¥6,000 र online application का लागि ¥5,500 हो (1 April 2025 देखि लागू भएको fee structure)।
• Application दिएको receipt/email, application number र submit गरेको सम्पूर्ण document को copy राख्नुहोस्।
• School ले process सम्हाले पनि residence-card expiry र request-for-additional-documents को deadline आफैं track गर्नुहोस्।

कहाँ सम्पर्क गर्ने?

Foreign Residents Information Center

• Phone: 0570-013904
• IP phone/overseas: 03-5796-7112
• Hours: weekdays 8:30–17:30; holidays and current language availability official page मा confirm गर्नुहोस्
• पहिले आफ्नो residence status, expiry date, school type र question को छोटो note तयार राख्नुहोस्

Yokohama District Immigration Office

• Address: 〒236-0002 神奈川県横浜市金沢区鳥浜町10-7
• General line: 0570-045259
• Office access, reception hours, jurisdiction र routing guidance जानुअघि official page मा confirm गर्नुहोस्

YOKOHAMA Foreign Residents Information Center

• Phone: 045-222-1209
• Administrative procedures र multilingual consultation; Nepali service को day/time बदलिन सक्छ, त्यसैले official YOKE page मा schedule confirm गरेर call/visit गर्नुहोस्

Case जटिल छ, refusal notice आएको छ वा deadline धेरै नजिक छ भने school मात्रमा निर्भर नभई qualified 行政書士（ぎょうせいしょし） वा immigration lawyer सँग आफ्नो actual documents देखाएर individual advice लिनुहोस्। BJTMaster ले approval guarantee गर्न सक्दैन।

यी गल्ती नगर्नुहोस्

• “80% छैन, अब केही गर्न सकिँदैन” भनेर class छोड्नु
• School वा Immigration बाट contact आएपछि ignore गर्नु
• Part-time work hours लुकाउनु वा records नमिलाउनु
• Reason letter मा vague “personal problem” मात्र लेख्नु
• Fake medical certificate, altered document वा गलत translation दिनु
• Foreign-language evidence लाई Japanese translation बिना पठाउनु
• Expiry नजिक पुग्दासम्म documents नजुटाउनु
• Application को copy र receipt नराख्नु

Final checklist

• □ Residence-card expiry date र filing window confirm गरें
• □ Month-by-month official attendance detail लिएँ
• □ Late/early-leave counting rule बुझें
• □ Weak months को truthful timeline बनाएँ
• □ सबै evidence र Japanese translations मिलाएँ
• □ School सँग meeting गरी improvement plan लेखित रूपमा राखें
• □ Work hours सबै employers जोडेर जाँचें र shift सुधारें
• □ Application, photo, passport/card, school, academic, financial र work documents तयार गरें
• □ 理由書（りゆうしょ） मा dates र attachment references cross-check गरें
• □ Submit गरेको full copy, receipt र contact record सुरक्षित राखें

FAQs

Attendance 80% भन्दा कम भए visa पक्कै reject हुन्छ?

होइन। 80% Japanese-language institutions को attendance guidance मा महत्त्वपूर्ण संख्या हो, तर automatic nationwide rejection line होइन। कम percentage गम्भीर हुन सक्छ; reason, evidence, study performance, work compliance, current improvement र school documents समग्रमा हेरिन सक्छन्।

Medical reason भए renewal पक्का हुन्छ?

पक्का हुँदैन। Genuine, date-matched evidence उपयोगी हुन्छ, तर current recovery, attendance improvement र पूरा application पनि महत्त्वपूर्ण छन्।

School ले apply गर्छ भने म केही नगरे हुन्छ?

हुँदैन। School को role confirm गर्नुहोस्, तर expiry date, submitted documents, additional request र final collection deadline तपाईंले पनि track गर्नुपर्छ।

Attendance छिट्टै सुधार्न सकिन्छ?

बाँकी class संख्या र school को calculation method मा निर्भर गर्छ। अनुमान होइन, official ledger र recovery calculation school सँग निकाल्नुहोस्। अबदेखि perfect attendance राख्नु महत्त्वपूर्ण भए पनि पुरानो record मेटिँदैन।

पुरानो अनुपस्थितिको प्रमाण छैन भने?

नभएको evidence नबनाउनुहोस्। उपलब्ध objective records, dated messages, receipts, travel/work records र school consultation history मिलाएर truthful explanation दिनुहोस्। कुन alternative evidence स्वीकार्य हुन सक्छ school/Immigration सँग सोध्नुहोस्।

Official sources

• Immigration Services Agency: 在留期間更新許可申請（renewal procedure, timing and fee）
• Immigration Services Agency: 在留資格「留学」
• Immigration Services Agency: Japanese-language institution interpretation guidelines
• Immigration Services Agency: Japanese-language institution reporting information
• Immigration Services Agency: daily-life/work guidance for foreign residents
• Yokohama District Immigration Services Bureau official page
• Immigration information/contact page

Last checked: 27 July 2026. Immigration rules, fees, office hours and required documents can change. Before filing, use the current Immigration Services Agency checklist and your school’s instructions. This guide is general information, not individual legal advice.